Roosteren is het inplannen van medewerkers op diensten. Roosteren levert weekroosters op. Als je klaar bent met roosteren, publiceer je de weekroosters. Medewerkers kunnen dan hun eigen rooster zien en (afhankelijk van hun rechten) ook dat van hun collega's.
Voordat het rooster gemaakt wordt kunnen medewerkers aangeven wanneer ze niet beschikbaar zijn d.m.v. een afwezigheidsverzoek. Nadat het rooster gepubliceerd is, kunnen medewerkers een ruilverzoek doen.
Na afloop van een dienst worden de gewerkte uren ingevuld door de medewerker of de planner. Hierna worden deze uren goedgekeurd door de planner of de leidinggevende. Deze informatie wordt gebruikt voor de urenregistratie. Hiermee is de roostercyclus rond.
Daarna volgt nog het rapporteren voor de salarisadministratie en de managementinformatie.
Een complete roostercyclus bestaat dan uit 5 stappen: voorbereiding - medewerkers inplannen op diensten - het rooster publiceren - wijzigingen verzamelen en doorvoeren - de urenregistratie verwerken.
In stap 1 en 2 werk je nog 'in klad'. Medewerkers zien het rooster nog niet. Pas na het publiceren in stap 3 krijgen ze het rooster te zien. Na stap 4 publiceer je het rooster opnieuw zodat de medewerkers worden geïnformeerd over de wijzigingen. Bij stap 5 worden de geplande uren in Uurwerk verwerkt tot gewerkte uren.
Hieronder staan de stappen in het kort; zo nodig wordt een stap toegelicht in een apart artikel.
Stap 1: Voorbereiding
Je begint met de voorbereiding:
- je lijst met medewerkers is compleet en bijgewerkt
- je maakt alle diensten aan voor de week die je gaat roosteren
- je verwerkt relevante informatie die binnenkomt, zoals afwezigheidsverzoeken en ziekmeldingen
Aan het einde van deze stap heb je alles wat nodig is voor Stap 2: medewerkers inplannen op de diensten.
Stap 2: Medewerkers en diensten
Uurwerk past zich gemakkelijk aan aan je favoriete workflow, daarom kun je op verschillende plekken medewerkers inplannen:
Waar begin je?
Je begint met wat voor jou het handigst werkt, maar we kunnen wel wat vuistregels geven van wat we bij planners hebben gezien.
Planners van techniekmedewerkers plannen medewerkers vaak via het Roosterscherm in. Hier hebben ze een goed overzicht van andere geplande diensten van alle medewerkers en kunnen zo 'op maat' roosteren.
Bij de planning van horecamedewerkers gaat het meestal om grotere aantallen diensten en medewerkers en is het minder van belang wie op een specifieke dienst gepland wordt. Horecaplanners roosteren dan ook eerder vanuit de diensten- of evenementenlijst.
We beschrijven het roosteren vanuit het Roosterscherm. Kijk bij Evenementen of Diensten hoe je vanuit die lijsten kunt beginnen. De werkwijze is in wezen hetzelfde, maar Uurwerk doet wat extra werk voor je. Bijvoorbeeld door de gegevens van het evenement vooraf in te vullen.
Ga direct naar -> Dienst inplannen vanuit Rooster (nieuw) of lees Stap 2 Roosteren voor meer informatie over hoe je Uurwerk optimaal gebruikt.
Zolang je nog aan het rooster werkt, is het alleen voor jou en andere planners zichtbaar.
Als het rooster klaar is, ga je door naar stap 3: het rooster publiceren, om het in de organisatie te verspreiden.
Stap 3: Publiceren rooster
Ga direct naar hoe publiceer ik een rooster of lees hieronder de achtergrondinformatie.
Alleen gepubliceerde roosters zijn voor medewerkers in te zien.
Je publiceert een rooster per week. Je kunt meerdere weken tegelijk publiceren. En je moet na wijzigingen (zie stap 4) een rooster opnieuw publiceren. Medewerkers zien altijd de laatst gepubliceerde versie.
De ingeroosterde medewerkers krijgen automatisch een notificatie als hun rooster gewijzigd is.
Stap 4: Wijzigingen verwerken
Tussen het publiceren van het eerste rooster en het daadwerkelijk plaatsvinden van de dienst zit 4-6 weken. In deze periode kunnen nog tal van wijzingen plaatsvinden, die in het rooster verwerkt moeten worden.
- ruilverzoeken: medewerkers kunnen hun diensten ruilen met collega's binnen hun afdeling;
- ziekmeldingen: een medewerker is ziek en een andere medewerker moet op haar dienst ingepland worden;
- nieuwe diensten: er is een nieuw evenement binnengekomen of een dienst toegevoegd;
- dienst wijzigen, de tijden van een evenement of dienst zijn gewijzigd.
Na het doorvoeren van wijzigingen publiceer je het rooster opnieuw (zie stap 3). Daarmee krijgt iedereen automatisch de nieuwe, geüpdatete versie van het rooster.
Stap 5: Urenregistratie verwerken
Na afloop van een roosterperiode rond je de roostercyclus af door de urenregistratie te verwerken.
Dit gaat per week in twee stappen:
- De medewerker of planner vult de gewerkte uren in, zie bij Invullen van de gewerkte uren
- De leidinggevende moet akkoord geven op de ingevulde uren, zie bij Goedkeuren van de ingevulde uren
Goedgekeurde uren worden door Uurwerk automatisch aangemerkt als gewerkte uren. In de rapportages wordt vanaf dat moment met gewerkte uren gerekend.