Wil je een medewerker niet meer inroosteren, dan ga je naar de medewerkersgegevens en zet de medewerker op niet-actief. Dan kun je diegene niet meer inroosteren, maar de historie blijft bewaard. Zo ga je om met een medewerker die uit dienst gaat, of met een freelancer die je niet meer inplant. Een niet-actieve medewerker telt ook niet meer mee voor je licentie.
Het helemaal verwijderen van een medewerker doe je alleen in uitzonderingsgevallen, bijvoorbeeld als je een vergissing hebt gemaakt en daar te laat achter komt. Dan neem je contact op met de Uurwerk helpdesk. De helpdesk bereik je via de paarse 'uitschuifknop' in alle schermen van Uurwerk.
Met het verwijderen van een medewerker verwijder je namelijk ook alle roostergegevens, gewerkte uren etc. van deze medewerker. Dit heeft dus ook gevolgen voor rapportages: het aantal uren per evenement klopt dan bijvoorbeeld niet meer. Vandaar dat het verwijderen van een medewerker alleen via de Uurwerk helpdesk gaat, zodat je niet per ongeluk iemand kunt verwijderen.