Een nieuwe medewerker aanmaken – Uurwerk Online

In het kort

Om een medewerker in te kunnen roosteren maak je allereerst in Uurwerk een nieuwe medewerker aan.

De medewerker kan alleen haar rooster zien als je de medewerker ook koppelt aan haar gebruikersaccount. Het is handig om eerst het account aan te maken.
Daarna doorloop je de volgende stappen.

Stap 1: Maak de nieuwe medewerker aan in het scherm Medewerkers
Stap 2: Koppel de medewerker aan het Uurwerk-account

Wat heb je nodig?

je bent ingelogd als Applicatiebeheerder of Planner
je hebt het Uurwerk-account van de nieuwe medewerker aangemaakt

Toelichting

Stap 1: Medewerker aanmaken

In het hoofdscherm ga je naar Classic en kies Medewerkers.

Kies vervolgens ‘Medewerker aanmaken’.
In onderstaand formulier vul je de gegevens van de medewerker in:

Het e-mailadres wat je hier invult wordt overgenomen bij gebruikersaccount van de medewerkers.
De velden in Voornaam, Achternaam, Afdeling, Contract type en
Datum in dienst zijn verplichte velden. Voor de Datum in dienst kun je ook een
toekomstige datum kiezen.
Is BHV of HBHV wordt gebruikt in rapportages.
Controles van afdeling: als dit is aangevinkt gelden voor de medewerker de controles die je bij de afdeling hebt ingesteld. Welke dat zijn zie je direct eronder. Als je dit uitvinkt kun je zelf kiezen welke controles voor deze medewerker gelden.
Rijbewijzen: kan worden gebruikt in rapportages.
Disciplines: hier geef je met aantal sterren aan wat de kwalificatie van de medewerker per discipline is.
Startdatum planningsseizoen van afdeling: als je dit aanvinkt, neemt de medewerker de startdatum van de afdeling over. Vink je dit uit, dan kun bij Startdatum planningsseizoen aangeven wat de startdatum specifiek voor deze medewerker moet zijn.
Saldi tonen van afdeling en saldi tonen bepaalt of de medewerker haar eigen saldi kan zien. Vink je Van afdeling aan, dan wordt de instelling overgenomen van de afdeling. Vink het uit om bij deze medewerker een andere keuze te maken.
Max. dagen per week is het maximaal aantal dagen dat de medewerker per week werkt. Hier wordt in controles rekening mee gehouden, en als je de medewerker meer dagen inroostert in een week krijg je een waarschuwing.
Contracttijd is het aantal te werken uren volgens het arbeidscontract, in te voeren in het aantal minuten per week. Per medewerker kan een maximale afwijking van de contracttijd worden aangegeven; dat is de zogenaamde bandbreedte.
Uurtarief wordt gebruikt voor de kostenberekening in rapportages.
Nominale werktijd is het aantal uren dat wordt geteld voor een hele dag ziekte of verlof. Standaard wordt de instelling van de afdeling overgenomen. Wil je dit niet, vink het dan uit en vul de voor deze medewerker gewenste nominale werktijd in.
Basisuren: hier corrigeer je de het werksaldo van de medewerker; aan het begin van elk seizoen vul je hier bijvoorbeeld het aantal uren in dat wordt meegenomen uit het vorige seizoen.
Basisverlof is het jaarlijkse verlof volgens de aanstelling, in te voeren in minuten.
Feestdagenverlof is het feestdagenverlof volgens de aanstelling, in te voeren in minuten.
Leeftijdsverlof: als de medewerker hier recht op heeft voer je het in in minuten.
Code, als er voor een bepaalde periode een code van toepassing is bij een medewerker vul je dat hier in.
Klik op Verwerken om de gegevens op te slaan.

Nu ben je weer in het medewerkersoverzicht.

Stap 2: Koppel de medewerker aan het Uurwerk-account

In het medewerkers overzicht kies je de medewerker. Om de gegevens te bewerken klik je op de steeksleutel:

Of klik op + voor de naam om de gegevens te bekijken. Klik vervolgens op Bewerken.
Ga bij de medewerker gegevens naar Gebruiker. Kies hier het juiste account:
Klik op Verwerken om de medewerker aan het Uurwerk account te koppelen.

Nu ben je weer in het medewerkersoverzicht.

De nieuwe medewerker is nu toegevoegd en aan het juiste Uurwerk-account gekoppeld.
Uurwerk zet de medewerker automatisch op 'actief' zodat je haar kunt inroosteren. De
medewerker kan nu inloggen en haar rooster bekijken.

Een nieuwe medewerker moet je eerst opslaan voordat je afwijkende instellingen kunt maken.

Problemen oplossen

Ik kan de medewerker niet koppelen.
Controleer of er wel een Uurwerk-account is aangemaakt voor deze medewerker, en of bij dit account wel Medewerker is gekozen bij de rechten. Een account van een planner of leidinggevende bijvoorbeeld kun je niet koppelen aan een medewerker.
De medewerker komt volgende maand in dienst, kan ik haar al toevoegen?
Dat kan, bij Datum in dienst kun je altijd terugzien wanneer de medewerker daadwerkelijk begint.
Ik heb een medewerker aangemaakt, maar ik kan haar niet inroosteren.
Controleer of de medewerker op Actief staat.
Het kan ook zijn dat de medewerker voor die dag een afwezigheidsverzoek heeft ingediend. Dit zie je in het rooster.
Ik wil een medewerker tijdelijk verwijderen uit het rooster.
Als er verlof voor moet worden verrekend (vaste medewerkers) kun je dit doen d.m.v. verloftransacties in het medewerkersscherm en/of verlofopnames in het rooster. Is dit niet het geval, dan kun je de medewerker op niet-actief zetten door vinkje bij Actief uit te vinken.
Ik wil een medewerker toevoegen aan mijn team, maar ik zie geen knop
‘Medewerker aanmaken’.
Check of je de juiste rechten hebt: alleen applicatiebeheerders en planners kunnen medewerkers aanmaken.
Ik kan medewerkersgegevens niet aanpassen.
Een nieuwe medewerker moet je eerst opslaan voordat je afwijkende instellingen kunt maken.