In het kort
Je kunt als planner diensten openstellen voor medewerkers om snel beschikbaarheid op te vragen. De medewerkers kunnen zich dan via een linkje in een mail in- of uitschrijven voor die diensten. Je kunt als planner zelf bepalen voor welke medewerker(s) je de dienst open wil stellen. Je kunt het diensten openstellen- scherm op verschillende manieren openen. En je kunt de diensten op verschillende manieren openstellen aan medewerkers.
Dit is een uitgebreid artikel met verschillende mogelijkheden om diensten open te stellen, in het artikel Openstellen van diensten - snelle versie vind je meest voorkomende manier om diensten open te stellen.
Stap 1: Dienst openstellen-scherm openen
Stap 2.1: Eén dienst openstellen aan één medewerker
Stap 2.2: Meerdere diensten openstellen aan meerdere medewerkers
Stap 3: Medewerker reageert op verzoek
Stap 4: Planner verwerkt het verzoek
Stap 5: Medewerker ontvangt bevestiging
Wat heb je nodig?
- je bent ingelogd als Applicatiebeheerder of Planner
Toelichting
Stap 1: Dienst openstellen-scherm openen
- Dit kan op twee manieren:
1) Via het Roosterscherm, klik de dienst die je open wilt stellen, klik op ... links onderin dit scherm en kies Diensten openstellen...
2) via de Dienstenlijst, selecteer de dienst die je open wilt stellen, selecteer vervolgens Openstellen.
Stap 2.1: Eén dienst openstellen
- Na het klikken op Dienst openstellen... of Opstellen verschijnt het Diensten-openstellen-scherm.
Je kunt hier filteren op afdeling, ervaring, kwalificatie en aangeven of overlap is toegestaan. En Uurwerkt toont alle medewerkers die voldoen aan de filteropties. - Selecteer de medewerker(s) die je wilt uitnodigen.
Klik op Openstellen rechts onder in het scherm. Uurwerk toont een controlescherm en de mogelijkheid om een Persoonlijk bericht bij te voegen. Na klikken op Openstellen wordt de medewerker uitgenodigd via e-mail. - Je ziet dan dat de mail verzonden is maar nog niet door de medewerker gelezen.
- De medewerker ontvangt een e-mail en als de medewerker op Bekijk de diensten klikt,
ziet de planner dat de mail door de medewerker gezien is. - Op ieder moment, ongeacht of de mail al gelezen is, kan de planner de uitnodiging intrekken.
Stap 2.2: Meerdere diensten openstellen
-
Meerdere diensten tegelijkertijd selecteren kan alléén in de Dienstenlijst. Selecteer de diensten die je open wilt stellen, ze hoeven niet dezelfde discipline of omschrijving te hebben.
Klik op Openstellen. - In het scherm Diensten openstellen wat dan opent kan de planner groeperen op diensten of medewerkers. En kan de planner filteren op afdeling, ervaring, kwalificatie en overlap. Uurwerk toont ook medewerkers die eerder al waren uitgenodigd, zodat altijd zichtbaar is wie een uitnodiging heeft ontvangen en hun reactie daarop.
De planner kan vervolgens de diensten gaan openstellen. Wil je niet iedereen uitnodigingen?
Vink de ongewenste combinaties uit.
Stap 3: Medewerker reageert op verzoek
- De medewerker ontvangt onderstaande e-mail.
- De medewerker klikt op de knop Bekijk de diensten en Uurwerk logt de medewerker automatisch in en toont de toekomstige dienst(en) die voor de medewerker zijn opengesteld of waar de medewerker eerder op gereageerd heeft (ook als ze niet meer opengesteld zijn)
Door op de dienst naar rechts te swipen geeft de medewerker aan beschikbaar te zijn. Door naar links swipen geef de medewerker aan niet beschikbaar te zijn voor deze dienst.
Stap 4: Planner verwerkt het verzoek
- Uurwerk toont in het roosterscherm de reacties van de medewerkers.
- Als de medewerker heeft aangegeven beschikbaar te zijn kan de planner de medewerker direct inplannen.
- Als de medewerker niet beschikbaar is kan de planner de uitnodiging nu intrekken zodat de dienst uit het rooster verdwijnt.
- In het Medewerkers inplannen scherm zie als planner je de reactie van de medewerkers
een groene-👍🏻 voor ja, en een rode-👎🏻 voor nee.
Stap 5: Medewerker ontvangt bevestiging
- Heeft de medewerker met Ja gereageerd op een dienst, en is die medewerker ingepland? Dan stuurt Uurwerk deze medewerker een e-mail met als onderwerp, Je bent voorlopig ingepland op deze dienst(en). Omdat het conceptrooster nog kan wijzigingen, wacht Uurwerk met mailen tot ná 19.30 en tenminste twee uur ne de laatste concept-roosterwijziging.
- Als een medewerker met Nee heeft gereageerd wordt er geen e-mail verstuurd.